Binnen BSR wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld door middel van basisregistraties, daarnaast wordt eventuele aanvullende informatie bij de burgers opgevraagd voor het goed uitvoeren van privaatrechtelijke taken. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat BSR zorgvuldig en veilig met deze persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook BSR mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en in toenemende mate digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. BSR is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. BSR geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van BSR. Dit privacybeleid van BSR is in lijn met het algemene beleid van BSR en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de privacy.

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

BSR is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming
Algemene wet rijksbelastingen
Invorderingswet

Uitgangspunten

BSR gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. BSR houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding

BSR zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

BSR verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. BSR streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden, met inachtneming van de Archiefwet, niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om privaatrechtelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid

BSR gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt BSR voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt BSR in een verwerkingsovereenkomst afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. BSR ziet jaarlijks toe op naleving van deze afspraken.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken burger zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen

BSR honoreert, waar mogelijk, alle rechten van betrokkenen.

Dit privacybeleid treedt in werking op 25 mei 2018. Het beleid wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig bijgesteld bekendgemaakt via bsr.nl. De meest actuele versie van het beleid is te vinden op bsr.nl.

Privacyreglement BSR

In dit reglement laat BSR zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. BSR heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Overheden waaronder belastingsamenwerkingen zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied van basisadministraties, uitvoering Wet WOZ en belastingheffing en inning voor de deelnemers van BSR. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van BSR. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vindt BSR het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop BSR met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities

Met ingang van 25 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), welke op 25 mei 2016 in werking trad, samen met de uitvoeringswet gehandhaafd. De AVG bouwt voort op de Wbp (welke voorheen van kracht was) en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van BSR, oftewel: voor alle verwerkingen die binnen BSR plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke

De directeur van BSR is eindverantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens BSR worden uitgevoerd.

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

Verzamelen, vastleggen en ordenen
Bewaren, bijwerken en wijzigen
Opvragen, raadplegen, gebruiken
Verstrekken door middel van doorzending
Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

Om een verplichting na te komen die in de wet staat
Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
Voor de goede vervulling van wettelijke taak
Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

BSR verwerkt de meeste persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting. BSR gebruikt bij de verwerking gegevens beschikbaar via basisregistraties. Op grond van de wet is er een vermoeden dat deze registraties juist zijn. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt BSR alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe BSR dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van BSR en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

BSR geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

5. Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij BSR. Bij het verzoek bekijkt BSR altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt BSR altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

BSR informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan BSR geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop BSR met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren.

Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat BSR persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Verwijdering

BSR bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van privaatrechtelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan BSR te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen de instanties die de basisregistratie beheren om dit te corrigeren.
Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan BSR te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. BSR zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking, in de vorm van het uitvoeren van wettelijke taken.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van voornoemde rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via het contactformulier op de website worden ingediend. BSR heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal BSR beslissen wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij BSR, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan BSR aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn: financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website van BSR naar een bepaalde dienst kijkt, mag BSR geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. BSR mag wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

BSR maakt geen gebruik van profilering, met uitzondering van het verwerken van verhuizingen en kwijtschelding. Wanneer een betrokkene verhuist krijgt diegene automatisch een verminderingsbesluit. Dit proces wordt door middel van steekproeven gecontroleerd.

Daarnaast wordt er bij de verwerking van kwijtschelding gebruik gemaakt van profilering. Een betrokkene moet toestemming geven om jaarlijks automatisch te toetsen of diegene in aanmerking komt voor kwijtschelding. Deze toestemming wordt aan betrokkene gevraagd nadat zij de eerste keer in aanmerking gekomen zijn voor kwijtschelding.<.br>

Big data en tracking

Door middel van big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, BSR of haar deelnemers wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden, zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

BSR maakt op dit moment geen gebruik van big data en tracking, maar sluit niet uit dit in de toekomst wel te gaan doen. Wanneer er wel sprake is van big data en tracking zal dit regelement aangepast worden. Wel verstrekt BSR gegevens aan haar deelnemers ten behoeve van big data tracking op de punten zoals genoemd in het besluit ontheffing (fiscale) gegevensverstrekking aan derden BSR.

7. Plichten van BSR

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

BSR is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan BSR de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
De doelen van de verwerking;
Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. BSR voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, er sprake is van nieuwe technologieën of wanneer er een nieuwe verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

BSR heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de organisatie overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en geldende richtlijnen op het gebied van privacy.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van BSR via het contactformulier op de website.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

Van een datalek is sprake indien persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt BSR dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen aan de AP, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt BSR dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaan de datalekken geëvalueerd. Alle datalekken worden vastgelegd in een register.

Afsluiting
indien BSR een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van BSR worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van BSR.

Disclaimer:
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

Telefoonnummer: 0344-704 704

Privacybeleid